Doel

Een monitoring moet voldoen aan twee belangrijke voorwaarden en deze zijn a) de factor tijd (longitudinaal onderzoek, de gegevens van onderzoek op verschillende tijdstippen worden vergeleken) en b) dezelfde meetinstrumenten worden ingezet. Het onderzoek wordt ‘herhaald”, dit vergroot de betrouwbaarheid.

Bij de archief- en bibliotheekmonitoring worden (diverse historische) papieren collecties op één adres voor een langere periode, bijvoorbeeld 10 jaar (standaard en jaarlijks opzegbaar) gemonitord door het meetinstrument SurveNIR®. De monitoring heeft als doel kennis te verkrijgen over de staat van en de ontwikkelingen over tijd ten aanzien van de papieren archief- of bibliotheekobjecten.

Ontwikkelingen over tijd

De archief- en bibliotheekmonitoring wordt aan de hand van een monitoringplan uitgevoerd. Een monitoringplan omschrijft het uitvoeren van metingen met een bepaalde doelstelling en volgens een bepaalde strategie. Het verzamelen van de meetgegevens wordt volgens vaste wijze, op een vaste plaats op gezette tijden gedaan om nadien de gegevens te analyseren om daarmee de ontwikkelingen over tijd te kunnen volgen én de eventuele effecten van maatregelen en ingrepen te kunnen volgen.

Standaard archief- en bibliotheekmonitorprotocol

In het monitoringplan is opgenomen een standaard archief- en bibliotheekmonitorprotocol. Deze omvat een zogenaamde eenmalige nulmeting met individuele klant afstemming, waarbij rekening wordt gehouden met de strategie ten behoeve van archief- en bibliotheekbehoud en de belangen van het archief en de bibliotheek en de halfjaarlijkse vervolgmetingen waarin; gebeurtenissen-evaluatiegesprek, metingen van de objecten en analyse van de meetgegevens.

Rapportage

Na afloop van de eerste nulmeting en bij elke halfjaarlijkse meting zal een rapportage worden opgesteld waarin o.a.; weergave van het gebeurtenissen-evaluatiegesprek, de meetgegevens evenals een analyse van de meetgegevens en conclusie.

Databeheer

De keuze voor databank, invoer, datacontrole en verwerking worden voor een langere periode (bijvoorbeeld 11 jaar) uitgevoerd en opgeslagen door Omniaccess en zijn uitsluitend door het archief of bibliotheek tot een jaar na afloop van contract opvraagbaar. Data kunnen via Excel worden geïmporteerd en geëxporteerd. Bij de nulmeting wordt er een gebruikers gedefinieerde onderverdeling van de resultaten in categorieën opgesteld. De resultaten worden voor ieder afzonderlijk object apart opgesteld.